Leitung / Verwaltung

Archivpflege

Fachaufsicht

Die Fachaufsicht über die Archive evangelisch-lutherischer Kirchgemeinden in Sachsen und die archivfachliche Schulung und Beratung im Rahmen der kirchlichen Verwaltungsausbildung wird durch das Landeskirchenarchiv wahrgenommen.

Im Landeskirchenarchiv in Dresden befinden sich auch Quellen, die Auskunft zur Geschichte von Kirchgemeinden der sächsischen Landeskirche geben und neben der wissenschaftlichen Forschung auch für die Heimat- und Familienforschung herangezogen werden können. Allerdings deckt die Überlieferung nicht vollständig alle Orte und Zeiträume ab und ist in sich sehr inhomogen, so dass erst eine konkrete Recherche zeigen kann, ob relevante Dokumente nachweisbar sind.

 

Eine kurze Ausführung finden Sie in der Beilage INFORMATIONEN ZUM ARCHIVWESEN IN DER EV.-LUTH. LANDESKIRCHE SACHSENS Nummer 13 im Amtsblatt der Ev.-Luth. Landeskirche Sachsens Nr. 24 von 2016:

Archivverordnung und Benutzungsordnung regeln die Zuständigkeiten und Aufgaben der Archive und die Bedingungen ihrer Benutzung. Die darin vorkommenden Fachbegriffe sind vielfach erläuterungsbedürftig. Dieses Glossar gibt eine Hilfestellung zu deren Verständnis:

Landeskirchenarchiv der Ev.-Luth. Landeskirche Sachsens
Lukasstrasse 6
01069 Dresden

Telefon: 0351 4692353
Fax: 0351 4692109
E-Mail:

Weitere Informationen

Ansprechpartner in den Kirchenbezirken

Die Archivpflege für Kirchenbezirke, Superintendenturen und Kirchgemeinden nehmen hauptamtliche Archivpfleger und Archivpflegerinnen an den Regionalkirchenämtern wahr. Auch ruhende Traditionsbibliotheken von Kirchgemeinden und Superintendenturen sowie Buchbestände der Pfarrämter und Superintendenturen werden im Rahmen der Archivpflege betreut.
Es bestehen die unten angegebenen Zuordnungen.

 

Regionalkirchenamt Dresden

Kirchenbezirke Bautzen-Kamenz, Dresden Mitte, Dresden Nord, Freiberg, Löbau-Zittau, Meißen-Großenhain und Pirna: 
Judith Raue,  Telefon: 0351 4923-356

 

Regionalkirchenamt Chemnitz

Kirchenbezirke Annaberg, Aue, Auerbach, Chemnitz, Marienberg, Plauen und Zwickau:

Ines Herrmann, Telefon: 0371 38102-12

 

Regionalkirchenamt Leipzig

Kirchenbezirke Glauchau-Rochlitz, Leipzig, Leipziger Land und Leisnig-Oschatz:
Maik Thiem,  Telefon: 0341 14133-25

Schriftgutverwaltung

Die bislang geltende Schriftgut- und Kassationsordnung für Kirchgemeinden ist zum 1. Januar 2020 durch eine Schriftgut- und Kassationsordnung für alle Archivbildner abgelöst worden. Damit werden neben dem Aktenplan für Kirchgemeinden, auch derjenige für die Regionalkirchenämter sowie der neu aufgestellte Aktenplan für die Superintendenturen und Kirchenbezirke verbindlich. Die jeweiligen Aktenpläne beinhalten auch die maßgeblichen Aufbewahrungsfristen. Die Schriftgut- und Kassationsordnung enthält sehr grundsätzliche Bestimmungen zur Verwaltung, Aufbewahrung, Aussonderung und Kassation von Schriftgut und ist damit auch für Einrichtungen und Dienststellen anwendbar, die noch keinen verbindlich eingeführten Aktenplan haben. 

Die Schriftgut- und Kassationsordnung wurde mit ihren Anlagen im Amtsblatt 2019 Nr. 23, S. A 356 ff. veröffentlicht. Die Aktenpläne können zudem als Excel-Datei über das CN-Portal abgerufen werden. Die Aktenpläne werden fortlaufend elektronisch angepasst und fortentwickelt, sodass im CN-Portal immer die aktuelle Fassung des jeweiligen Aktenplanes dargestellt ist. 

Der jeweilige Aktenplan sollte spätestens bei Strukturveränderungen zur Anwendung gelangen, da zu diesem Zeitpunkt ohnehin ein neuer Registraturbestand zu bilden ist. Er gilt stets für die Zukunft, eine rückwirkende Umnummerierung von Akten erfolgt nicht. Archivbildner, die mehrere Verwaltungsstandorte besitzen, haben eine einheitliche Schriftgutverwaltung zu führen, d. h. insbesondere den Aktenplan mit den vorgesehenen Aktenzeichen einheitlich umzusetzen und ein gemeinsames Aktenverzeichnis zu führen. Der Aktenplan soll sich auch in der elektronischen Ablagestruktur widerspiegeln. Bei nichtarchivwürdigen Dokumenten kann so Papier gespart werden.

Auf eine durch die neue Schriftgut- und Kassationsordnung eingeführte Erleichterung der Kassation ist noch hinzuweisen: bei Schriftgut, welches einer Aufbewahrungsfrist bis zu 10 Jahren unterliegt, kann der Archivbildner selbst über die Kassation entscheiden. Bei darüberhinausgehenden Aufbewahrungsfristen bedarf es wie bisher der Freigabe durch die Aufsichtsbehörde.

Der Aktenplan bildet alle Aufgaben des Pfarramtes in seiner Gesamtheit ab, so dass jeder anfallenden Aufgabe ein Aktenbetreff und ein Aktenzeichen zugeordnet werden kann. Die Gesamtheit der Unterlagen, die über eine bestimmte Person bzw. Sache angelegt sind, bilden einen Vorgang, mehrere Vorgänge zu einem Sachverhalt bilden eine Akte. Um im Unterschied zum Aktenplan die tatsächlich in Registratur und Altregistratur vorhandenen Akten benennen zu können, soll ein Aktenverzeichnis als Exceltabelle angelegt werden. Dieses Aktenverzeichnis kann als Hilfsmittel für die Erstellung des Archivfindmittels genutzt werden.

Erfassung von Archivgut

Die Archivalien eines Bestandes werden in der Reihenfolge aufgenommen, in der sie vorgefunden werden. Für jede einzelne Akte wird der Reihe nach eine laufende Nummer vergeben (Bärsches Prinzip). Dabei wird für jede Akte ein Eintrag in einer Excel-Tabelle angelegt. Es werden zwingend die laufende Nummer, Titel und Laufzeit festgehalten. Die Ordnung nach Sachgebieten erfolgt erst später auf dem Papier (Klassifizierung durch Archivpfleger). Akten anderer Provenienz (Herkunft) werden aussortiert und später dem entsprechenden Bestand zugeordnet und dort erfasst.

Hinweise für die Erfassung:

  • Erfassung in Exceltabelle
  • keine Mehrfacherfassung unter einer laufenden Nummer
  • einheitliche, heute übliche Schreibweise verwenden
  • Besonderheiten immer in separater Spalte vermerken (z. B. Enthält-Vermerk, Darin)
  • innerhalb einer Zeile bzw. einer laufenden Nummer in der Exceltabelle die Möglichkeit des Zeilenumbruchs (mit ALT + Enter) nutzen

Hinweise für die technische Bearbeitung:

  • Entfernen aller Metallteile
  • oberflächliche Reinigung, wenn notwendig
  • Umbetten der Akten in archivfähiges Material (Anbieterliste bei der Archivpflegerin/dem Archivpfleger erfragen)
  • Kartonieren (Karton bündig befüllen)
  • Kartonmaße sollten Folioformat (39,5 x 28 x 11 cm) nicht übersteigen, nur wenn bei Überformaten notwendig
  • Beschriftung des Kartons mit Bleistift mit dem Bestandskürzel (Kirchgemeinde) und den enthaltenden laufenden Nummern (z. B. 1-9)
  • Durchnummerierung der Archivkartons

 weitere Informationen:

Abgabe von Archivgut an das Landeskirchliche Archiv in Dresden

Nach dem gegenwärtigen Stand der Planungen soll das neue Landeskirchliche Archiv in Dresden im 1. Quartal 2021 fertiggestellt und an den Nutzer übergeben werden. Sodann soll zügig mit der Übernahme von Archivgut begonnen werden, welches im Sinne einer zeitnahen Benutzbarkeit zum Zeitpunkt der Übernahme bereits erfasst und verzeichnet, sauber und schimmelfrei und kartoniert sein soll. Da das neue Archivgebäude aufgrund der Entscheidung der Landessynode nur eine begrenzte Aufnahmekapazität (10.000 lfm) haben wird, muss bei der Aufnahme von Kirchgemeindearchiven eine Priorisierung erfolgen. Deshalb sind folgende Hinweise zu den Rahmenbedingungen der Lagerung und zur Vorgehensweise im Blick auf die Entscheidung über die Abgabe von Archivgut an das Landeskirchliche Archiv Dresden zu beachten.

  •  Allgemeines
    Bei dem Landeskirchlichen Archiv handelt es sich nicht um ein Zentralarchiv der Landeskirche. Es besteht keine Abgabepflicht!
    Zum gegenwärtigen Zeitpunkt können eine Zusage, dass das Archivgut übernommen werden kann, nur die Kirchgemeinden erhalten, die bereits im Rahmen der Umfrage 2012 beschlossen haben, ihr Archivgut abgeben zu wollen. Alle weiteren abgabewilligen Kirchgemeinden erhalten einen Platz auf einer Bearbeitungs- bzw. Warteliste.

  • Der Kirchenvorstand erwägt die Abgabe von Archivgut an das Landeskirchliche Archiv?
    Als Vorteile einer Abgabe sind zu benennen, dass das Landeskirchliche Archiv Räumlichkeiten für Archivgut vorhält und diese fachgerecht ausstattet, Personal für die Betreuung des Archivs bereitstellt, schriftliche Anfragen bearbeitet und für die Benutzerbetreuung zur Verfügung steht. Diese Aufgaben müssen dann nicht mehr durch die Kirchgemeinde wahrgenommen werden, was die Kirchgemeinde entlastet.
    Der Kirchenvorstand fasst einen Beschluss über die Abgabe (auch wenn bereits 2012 schon einmal ein Beschluss gefasst wurde). Dieser wird mit einer Stellungnahme der zuständigen Archivpflegerin/des zuständigen Archivpflegers an das Landeskirchenarchiv übermittelt. Das Landeskirchenarchiv nimmt die Kirchgemeinde in die Liste abgabewilliger Kirchgemeinden auf.
  • Wie werden die Archivbestände auf die Abgabe vorbereitet?
    Das Archivgut, das bis 1990 entstanden ist, wird in einer Excel-Datei nach laufender Nummer erfasst. Außerdem müssen alle Metallteile entfernt und die Unterlagen gesäubert werden. Mit Schimmel kontaminierte Unterlagen müssen vor einer Abgabe entsprechend behandelt werden. Für den Transport sollen die Bestände kartoniert sein. Die Vorbereitung der Bestände erfolgt in enger Zusammenarbeit mit der Archivpflegerin/dem Archivpfleger. 

  • Auf welcher rechtlichen Grundlage werden die Archivbestände abgegeben?
    Zwischen der Kirchgemeinde und dem Landeskirchlichen Archiv wird ein sog. Depositalvertrag geschlossen. Damit bleiben die Kirchgemeinden Eigentümer ihres Archivgutes. Es entstehen keine Aufbewahrungskosten, sondern nur Kosten für den Transport des Archivgutes zum Landeskirchlichen Archiv.
    Mit Schimmel kontaminierte Unterlagen müssen vor einer Abgabe entsprechend behandelt werden. Sollte sich nach einer Abgabe herausstellen, dass Archivgut kontaminiert abgegeben worden ist, muss die Kirchgemeinde die Kosten für eine Dekontaminierung nachträglich übernehmen.

  • Wie kann das abgegebene Archivgut benutzt werden?
    Auskunftsersuchen für die Verwaltungsarbeit werden zeitnah durch die Mitarbeiter des Landeskirchlichen Archivs bearbeitet; gegebenenfalls werden der Kirchgemeinde aus den eigenen Archivalien einzelne Dokumente als Digitalisat elektronisch zur Verfügung gestellt. Im Landeskirchlichen Archiv besteht innerhalb der Öffnungszeiten die Nutzungsmöglichkeiten des Archivgutes beispielsweise bei chronikalischen Recherchen.

  • Was muss trotz Abgabe von Archivgut in der Kirchgemeinde vor Ort beachtet werden?
    Vor Ort ist weiterhin eine Registratur nach Aktenplan mit Aktenverzeichnis zu führen. Es ist weiterhin Platz für die Aufbewahrung der Altregistratur vorzusehen.

Archivraumordnung und Notfallvorsorge

Die Richtlinie für die Einrichtung und Sicherung kirchlicher Archivräume vom 16.04.2002 (Archivraumordnung) legt die wichtigsten Regeln zur Unterbringung von Archivgut, zur Raumbeschaffenheit und Raumausstattung, zu Raumklima und zu Schutzmaßnahmen fest.

Spätestens nach dem Hochwasser im Jahre 2002 wurde bewusst, dass der Notfallplanung zur dauerhaften Kulturgutsicherung in den Archiven eine Schlüsselfunktion zukommt. Deshalb ist in die Archivraumordnung von 2002 eine Notfallordnung eingebunden und als Änderung 2006 im Amtsblatt veröffentlicht worden. Diese Änderung enthält ein Muster für einen kurzgefassten Notfallplan für Kirchgemeindearchive und den Inhalt für die Minimalvariante einer Notfallbox als ein weiterer wichtiger Bestandteil der Schadensprävention. Auch wird gleich darauf hingewiesen, nach welcher Zeit ein Austausch von Materialien erfolgen muss.

Der Musternotfallplan gibt vor allem bei einem Wasserschaden notwendige Maßnahmen an und sollte in den Notfallplan der Kirchgemeinde eingebunden sein.


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