Leitung / Verwaltung

Archivberatung

Fachaufsicht

Die Fachaufsicht über die Archive evangelisch-lutherischer Kirchgemeinden in Sachsen und die archivfachliche Schulung und Beratung im Rahmen der kirchlichen Verwaltungsausbildung wird durch das Landeskirchliche Archiv Dresden wahrgenommen. Die "Rechtsverordnung zur Neuregelung des Archivwesens in der Ev.-Luth. Landeskirche Sachsens" vom 23. Februar 2021 (ABl. 6/2021, S. A 74 ff.) regelt Zuständigkeiten und Aufgaben des Landeskirchlichen Archivs.

Das Landeskirchliche Archiv

a) berät archivbildende Untergliederungen der Landeskirche, insbesondere Kirchgemeinden und Kirchenbezirke, deren Bestände nicht im Landeskirchlichen Archiv aufbewahrt werden, auf dem Gebiet des Archivwesens und leistet fachliche Unterstützung bei der Einhaltung archivfachlicher Bestimmungen
b) führt die Aufsicht über archivbildende Untergliederungen der Landeskirche (anlassbezogene Archivprüfungen, Maßnahmen bei Gefährdung oder Vernachlässigung von Archivgut, Genehmigung des Wechsels von Archivräumen)
c) bereitet zur Erhaltung von Archivgut Sicherungsverfilmungen und Digitalisierungen vor und organisiert deren Durchführung
d) bereitet zur Erhaltung von Archivgut Restaurierungen vor und organisiert deren Durchführung
e) berät archivbildende Untergliederungen der Landeskirche auf dem Gebiet des Registraturwesens und ist zuständig für die Entscheidung über die Freigabe von Unterlagen zur Kassation
f) erteilt die kirchenaufsichtliche Genehmigung zur Verleihung von Archivgut
g) hat Teil an der Erfüllung des kirchlichen Bildungsauftrages

Archivverordnung und Benutzungsordnung regeln die Zuständigkeiten und Aufgaben der Archive und die Bedingungen ihrer Benutzung. Die darin vorkommenden Fachbegriffe sind vielfach erläuterungsbedürftig. Dieses Glossar gibt eine Hilfestellung zu deren Verständnis:

Kontakt

Landeskirchliches Archiv Dresden
Stuttgarter Straße 16
01189 Dresden

telefonische Archivberatung Dienstags
9.00 Uhr - 12.00 Uhr
und 13.00 Uhr - 15.00 Uhr
unter 0351/4692-929
oder per Email
landeskirchliches-archiv.dresden@evlks.de


Weitere Informationen

zum Landeskirchlichen Archiv Dresden:

Schriftgutverwaltung

Die "Ordnung über die Verwaltung, Aufbewahrung, Aussonderung und Kassation von Schriftgut (Schriftgut- und Kassationsordnung)" vom 29. Oktober 2019 enthält sehr grundsätzliche Bestimmungen zur Verwaltung, Aufbewahrung, Aussonderung und Kassation von Schriftgut und ist damit auch für die Einrichtungen und Dienststellen anwendbar, die noch keinen verbindlich eingeführten Aktenplan haben.

Die jeweiligen Aktenpläne beinhalten auch die maßgeblichen Aufbewahrungsfristen.

Die Schriftgut- und Kassationsordnung wurde mit ihren Anlagen im Amtsblatt 2019 Nr. 23, S. A 356 ff. veröffentlicht. Die Aktenpläne können zudem als Excel-Datei über das CN-Portal abgerufen werden. Die Aktenpläne werden fortlaufend elektronisch angepasst und fortentwickelt, sodass im CN-Portal immer die aktuelle Fassung des jeweiligen Aktenplanes dargestellt ist. 

Der jeweilige Aktenplan sollte spätestens bei Strukturveränderungen zur Anwendung gelangen, da zu diesem Zeitpunkt ohnehin ein neuer Registraturbestand zu bilden ist. Er gilt stets für die Zukunft, eine rückwirkende Umnummerierung von Akten erfolgt nicht. Archivbildner, die mehrere Verwaltungsstandorte besitzen, haben eine einheitliche Schriftgutverwaltung zu führen, d. h. insbesondere den Aktenplan mit den vorgesehenen Aktenzeichen einheitlich umzusetzen und ein gemeinsames Aktenverzeichnis zu führen. Der Aktenplan soll sich auch in der elektronischen Ablagestruktur widerspiegeln. Bei nichtarchivwürdigen Dokumenten kann so Papier gespart werden.

Auf eine durch die Schriftgut- und Kassationsordnung eingeführte Erleichterung der Kassation ist noch hinzuweisen: bei Schriftgut, welches einer Aufbewahrungsfrist bis zu 10 Jahren unterliegt, kann der Archivbildner selbst über die Kassation entscheiden. Bei darüberhinausgehenden Aufbewahrungsfristen bedarf es wie bisher der Freigabe durch das Landeskirchliche Archiv.

Der jeweilige Aktenplan bildet alle Aufgaben der archivbildenden Untergliederungen der Landeskirche in seiner Gesamtheit ab, so dass jeder anfallenden Aufgabe ein Aktenbetreff und ein Aktenzeichen zugeordnet werden kann. Die Gesamtheit der Unterlagen, die über eine bestimmte Person bzw. Sache angelegt sind, bilden einen Vorgang, mehrere Vorgänge zu einem Sachverhalt bilden eine Akte. Um im Unterschied zum Aktenplan die tatsächlich in Registratur und Altregistratur vorhandenen Akten benennen zu können, soll ein Aktenverzeichnis als Exceltabelle angelegt werden. Dieses Aktenverzeichnis kann als Hilfsmittel für die Erstellung des Archivfindmittels genutzt werden.

Um zu versuchen, dem Schulungsbedarf zur Schriftgut- und Kassationsordnung und den damit verbundenen Aktenplänen gerecht zu werden, wird Schulungsmaterial in Form von Videos (Bild und Ton) oder Powerpoint-Präsentationen (Bild) im Intranet der sächsischen Landeskirche und auf Youtube angeboten, das Interessierte jederzeit in Anspruch nehmen können. Das Schulungsmaterial ist dreigeteilt zu folgenden Themenstellungen:

1.     Wie lege ich eine Registratur an?

2.     Wie lege ich Schriftstücke ab?

3.     Altregistratur und Aufbewahrungsfristen

Dabei findet man auch Hilfe zu Fragestellungen, die aufgrund von Strukturveränderungen in der Verwaltung im Zusammenhang mit Registratur und Aktenanlage entstehen. Es ist zu beachten, dass die Aufgaben der Archivpflege (Archivpfleger) aufgrund der "Rechtsverordnung zur Neuregelung des Archivwesens in der Ev.-Luth. Landeskirche Sachsens" vom 23. Februar 2021 seit dem 1. September 2021 durch das Landeskirchliche Archiv Dresden wahrgenommen werden.

Erfassung von Archivgut

Die Archivalien eines Bestandes werden in der Reihenfolge aufgenommen, in der sie vorgefunden werden. Für jede einzelne Akte wird der Reihe nach eine laufende Nummer vergeben (Bärsches Prinzip). Dabei wird für jede Akte ein Eintrag in einer Excel-Tabelle angelegt. Es werden zwingend die laufende Nummer, Titel und Laufzeit festgehalten. Die Ordnung nach Sachgebieten erfolgt erst später auf dem Papier (Klassifizierung durch das Landeskirchliche Archiv). Akten anderer Provenienz (Herkunft) werden aussortiert und später dem entsprechenden Bestand zugeordnet und dort erfasst.

Hinweise für die Erfassung:

  • Erfassung in Exceltabelle
  • keine Mehrfacherfassung unter einer laufenden Nummer
  • einheitliche, heute übliche Schreibweise verwenden
  • Besonderheiten immer in separater Spalte vermerken (z. B. Enthält-Vermerk, Darin)
  • innerhalb einer Zeile bzw. einer laufenden Nummer in der Exceltabelle die Möglichkeit des Zeilenumbruchs (mit ALT + Enter) nutzen

Hinweise für die technische Bearbeitung:

  • Entfernen aller Metallteile
  • oberflächliche Reinigung, wenn notwendig
  • Umbetten der Akten in archivfähiges Material (Anbieterliste beim Landeskirchlichen Archiv erfragen)
  • Kartonieren (Karton bündig befüllen)
  • Kartonmaße sollten Folioformat (39,5 x 28 x 11 cm) nicht übersteigen, nur wenn bei Überformaten notwendig
  • Beschriftung des Kartons mit Bleistift mit dem Bestandskürzel (Kirchgemeinde) und den enthaltenden laufenden Nummern (z. B. 1-9)
  • Durchnummerierung der Archivkartons

 weitere Informationen:

Abgabe von Archivgut an das Landeskirchliche Archiv in Dresden

Das Landeskirchliche Archiv in Dresden wird am 1. Juni 2022 an den Nutzer übergeben. Sodann soll zügig mit der Übernahme von Archivgut begonnen werden, welches im Sinne einer zeitnahen Benutzbarkeit zum Zeitpunkt der Übernahme bereits erfasst und verzeichnet, sauber und schimmelfrei und kartoniert sein soll. Folgende Hinweise zu den Rahmenbedingungen der Lagerung und zur Vorgehensweise im Blick auf die Entscheidung über die Abgabe von Archivgut an das Landeskirchliche Archiv Dresden sind zu beachten.

  • Allgemeines
    Bei dem Landeskirchlichen Archiv handelt es sich nicht um ein Zentralarchiv der Landeskirche. Es besteht keine Abgabepflicht!
     
  • Der Kirchenvorstand erwägt die Abgabe von Archivgut an das Landeskirchliche Archiv?
    Als Vorteile einer Abgabe sind zu benennen, dass das Landeskirchliche Archiv geeignete Räumlichkeiten für Archivgut vorhält und diese fachgerecht ausstattet, Personal für die Betreuung des Archivs bereitstellt, schriftliche Anfragen bearbeitet und für die Benutzerbetreuung zur Verfügung steht. Diese Aufgaben müssen dann nicht mehr durch die Kirchgemeinde wahrgenommen werden, was die Kirchgemeinde entlastet.
    Der Kirchenvorstand fasst einen Beschluss über die Abgabe. Dieser wird an das Landeskirchliche Archiv übermittelt welches den Sachstand prüft und entsprechend eine Zusage mit Hinweisen zur weiteren Vorgehensweise an die Kirchgemeinde erteilt.
  • Wie werden die Archivbestände auf die Abgabe vorbereitet?
    Das Archivgut, das bis 1990 entstanden ist, wird in einer Excel-Datei nach laufender Nummer erfasst. Außerdem müssen alle Metallteile entfernt und die Unterlagen gesäubert werden. Mit Schimmel kontaminierte Unterlagen müssen angezeigt und vor einer Abgabe entsprechend behandelt werden. Für den Transport sollen die Bestände kartoniert sein. Die Vorbereitung der Bestände erfolgt in enger Zusammenarbeit mit dem Landeskirchlichen Archiv Dresden.
     
  • Auf welcher rechtlichen Grundlage werden die Archivbestände abgegeben?
    Zwischen der Kirchgemeinde und dem Landeskirchlichen Archiv wird ein sog. Depositalvertrag geschlossen. Damit bleiben die Kirchgemeinden Eigentümer ihres Archivgutes. Es entstehen keine Aufbewahrungskosten, sondern nur Kosten für den Transport des Archivgutes zum Landeskirchlichen Archiv.
    Mit Schimmel kontaminierte Unterlagen müssen vor einer Abgabe entsprechend behandelt werden. Sollte sich nach einer Abgabe herausstellen, dass Archivgut kontaminiert abgegeben worden ist, muss die Kirchgemeinde die Kosten für eine Dekontaminierung nachträglich übernehmen.
     
  • Wie kann das abgegebene Archivgut benutzt werden?
    Auskunftsersuchen für die Verwaltungsarbeit werden zeitnah durch die Mitarbeiter des Landeskirchlichen Archivs bearbeitet; gegebenenfalls werden der Kirchgemeinde aus den eigenen Archivalien einzelne Dokumente als Digitalisat elektronisch zur Verfügung gestellt. Im Landeskirchlichen Archiv besteht innerhalb der Öffnungszeiten die Nutzungsmöglichkeiten des Archivgutes beispielsweise bei chronikalischen Recherchen.
     
  • Was muss trotz Abgabe von Archivgut in der Kirchgemeinde vor Ort beachtet werden?
    Vor Ort ist weiterhin eine Registratur nach Aktenplan mit Aktenverzeichnis zu führen. Es ist weiterhin Platz für die Aufbewahrung der Altregistratur vorzusehen.

Archivraumordnung und Notfallvorsorge

Die Richtlinie für die Einrichtung und Sicherung kirchlicher Archivräume vom 16.04.2002 (Archivraumordnung) legt die wichtigsten Regeln zur Unterbringung von Archivgut, zur Raumbeschaffenheit und Raumausstattung, zu Raumklima und zu Schutzmaßnahmen fest.

Spätestens nach dem Hochwasser im Jahre 2002 wurde bewusst, dass der Notfallplanung zur dauerhaften Kulturgutsicherung in den Archiven eine Schlüsselfunktion zukommt. Deshalb ist in die Archivraumordnung von 2002 eine Notfallordnung eingebunden und als Änderung 2006 im Amtsblatt veröffentlicht worden. Diese Änderung enthält ein Muster für einen kurzgefassten Notfallplan für Kirchgemeindearchive und den Inhalt für die Minimalvariante einer Notfallbox als ein weiterer wichtiger Bestandteil der Schadensprävention. Auch wird gleich darauf hingewiesen, nach welcher Zeit ein Austausch von Materialien erfolgen muss.

Der Musternotfallplan gibt vor allem bei einem Wasserschaden notwendige Maßnahmen an und sollte in den Notfallplan der Kirchgemeinde eingebunden sein.


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